Fahrtenbuch für steuerliche Zwecke führen
Sie nutzen ein Fahrzeug im Rahmen Ihrer
- gewerblichen,
- selbständigen oder
- land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit?
Dann sind die auf die betrieblichen Fahrten entfallenden Kosten Betriebsausgaben.
Um diese dem Finanzamt gegenüber nachweisen zu können, müssen Sie die Kosten für betriebliche Fahrten von den Kosten für private Fahrten trennen können.
Dafür können Sie
- ein Fahrtenbuch führen,
- die Privatnutzung des Fahrzeugs nach Pauschsätzen berechnen oder
- den Umfang der privaten Nutzung schätzen, wenn Sie das Fahrzeug im betrieblichen Bereich nutzen, aber die Voraussetzungen für eine Berechnung nach Pauschsätzen nicht vorliegen.
Hinweis: Die Kosten für Privatfahrten dürfen Sie nicht als Betriebsausgabe ansetzen. Haben Sie das Fahrzeug Ihrem Betriebsvermögen zugeordnet, müssen Sie die Nutzung für Privatfahrten als Entnahme und damit wie eine Betriebseinnahme ansetzen.
Kosten für berufliche und private Fahrten müssen Sie auch trennen, wenn Sie von Ihrem Arbeitgeber ein Kraftfahrzeug gestellt bekommen und es für private Fahrten nutzen dürfen. Die auf Ihre Privatnutzung entfallenden Kosten gelten als Arbeitslohn, den Sie versteuern müssen.
Voraussetzungen
Das Fahrtenbuch müssen Sie
- zeitnah,
- fortlaufend und
- in einer Buch-Form führen.
Achtung: Nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen müssen ausgeschlossen oder deutlich als solche erkennbar sein. Lose geführte Aufzeichnungen erfüllen nicht die Voraussetzungen eines Fahrtenbuches.
Folgende Angaben sind erforderlich:
- für betriebliche oder berufliche Fahrten:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt
- Reiseziel, bei Umwegen auch die Reiseroute
- Reisezweck
- Namen der aufgesuchten Geschäftspartner
- für Privatfahrten:
- es genügt, wenn Sie jeweils die Kilometerangaben eintragen.
- für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte oder Arbeitsstätte:
- jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch reicht aus
Hinweis: Sie können auch ein elektronisches Fahrtenbuch führen. Voraussetzung ist, dass Sie
- dieselben Angaben wie bei einem manuell geführten Fahrtenbuch erfassen und
- es regelmäßig führen.
Elektronische Fahrtenbücher können Sie von verschiedenen Herstellern erwerben. Bei elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben bereits durch das Programm technisch ausgeschlossen sein, zumindest aber dokumentiert und offen gelegt werden. Tabellenkalkulationsprogramme erfüllen diese Voraussetzungen nicht.
Verfahrensablauf
Wenn das Finanzamt Ihre Steuererklärung bearbeitet, prüft es auch Ihr Fahrtenbuch. Ein Antrag ist nicht erforderlich.
Sie führen das Fahrtenbuch freiwillig.
Fristen
keine
Unterlagen
Nachweise aller Kosten für das Fahrzeug.
Bei Bedarf fordert das Finanzamt diese und das Fahrtenbuch bei Ihnen an.
Kosten
Je nach benutztem Produkt. Erkundigen Sie sich im Schreibwaren- beziehungsweise Softwarefachhandel.
Beim Finanzamt fallen keine Kosten an.
Sonstiges
Erfüllt Ihr Fahrtenbuch die Voraussetzungen nicht oder ist es unvollständig, erkennt das Finanzamt es nicht an. Dann bewertet es die Nutzung des Kraftfahrzeugs für Privatfahrten, für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebs- beziehungsweise Arbeitsstätte sowie für Familienheimfahrten nach Pauschsätzen.
Nutzen Sie das Fahrzeug betrieblich, erfolgt die Berechnung nach Pauschsätzen nur, wenn Sie Ihr Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent für betriebliche Fahrten nutzen. Sonst schätzt das Finanzamt den Anteil der Privatfahrten.
Rechtsgrundlage
Zuständigkeit
das Finanzamt, in dessen Bezirk Sie wohnen
Freigabevermerk
12.03.2024; Oberfinanzdirektion Karlsruhe als Vertreterin des Finanzministeriums Baden-Württemberg